Dentro del grupo de información necesaria para la operación de un sistema de parking es necesario incluir aquella información que define al cliente, las tarifas y los permisos de acceso.. Básicamente se refiere a toda la configuración de los siguientes elementos:

Clientes: definir los abonados del sistema. Trata a las personas jurídicas y/o físicas con sus correspondientes datos.
Tarifas: definir las distintas tarifas que posee el sistema y las cuales son la base para el cobro de los servicios.
Permisos de Acceso: definir, ya en un ámbito mas estricto, cuales son los puntos por los cuales pueden transitar los abonados o clientes.

Para poder realizar la configuración de los elementos mencionados es necesario ir a Sistema del menú principal y seleccionar la opción Administración de Clientes/Tarifas/Permisos de Accesos.

La nueva ventana que se despliega muestra un árbol de accesos que permiten definir la información con respecto a los clientes, los accesos y sus tarifas, relación clientes / tarifas y relación tickets / tarifas.

Haciendo clic sobre los Ítems Clientes, Accesos y Tarifas o  Clientes/Accesos y Tarifas se despliegan sub. ítems que permiten la gestión particular del elemento al que pertenecen.

Conceptualmente los pasos a realizar se definen en el siguiente diagrama:

Definición de Clientes: paso inicial para definir al cliente con sus datos particulares. Se define lo que denominaremos “cabecera” la cual puede ser una persona física o jurídica. La cabecera tendrá a su cargo un numero determinado de internos, a los cuales se le asigna un id de tarjeta o tag.
Definición de internos: en este paso defino todas aquellas personas físicas que se les asigne un id de tarjeta o tag. El proceso es ciclo es decir una vez definidos los internos se procede a definir un nuevo cliente y así sucesivamente hasta completar la carga de todos ellos.
Definición de Tarifas: paso en el cual se establecen todas las tarifas que participan en el sistema. El sistema permite establecer todo el espectro de tarifas necesarias y así llegar a un nivel de poder asignar una tarifa en particular a cada cliente si es necesario.
Asignación de Tarifas / Accesos a clientes: con el cumplimiento de este último paso queda completo el ciclo de alta de los clientes. El proceso de asignación no solo permite vincular las diferentes tarifas ingresadas con los clientes sino también definir los puntos de accesos por los cuales el cliente esta autorizado a transitar.

Clientes

Aquí se definen todos los datos de los grupos de clientes y particulares.

Se establece un nuevo orden a seguir como lo muestra el siguiente grafico:

Adm. Grupos de clientes: permite, por medio de una simple identificación, definir los nombres de diferentes grupos a ser aplicados a los clientes. Esta modalidad permite luego realizar una asignación de tarifas y accesos mas expeditiva, ya que relacionaríamos esta con el grupo y no por cada cliente en particular.

Adm. De Clientes: permite definir al cliente propiamente dicho. Cada uno de ellos se vinculara, si corresponde, a un grupo previamente definido.

Adm. Grupos de Clientes

Permite realizar definición de grupos para así luego asignarlos a distintos lotes de clientes. Esta bondad es luego muy empleada cuando se desea asignar tarifas pudiendo de esta forma ya realizar una asignación a nivel de grupo en vez de a uno.

Para poder definir los grupos es necesario posicionar el Mouse sobre el ítem Adm. de Grupos Clientes respectivo y hacer un doble clic del botón izquierdo del mismo. De esta forma se visualiza la siguiente ventana:

La definición de los grupos puede realizarse antes o después de la definición de clientes.

Una vez definidos los grupos estos pueden relacionarse con los distintos clientes (dentro de la ventana de carga de clientes en el casillero que especifica “Grupo de Clientes”). Este proceso realiza una nueva unificación de distintos clientes, permitiendo así en el futuro una forma más global para realizar asignaciones de tarifas y permisos de acceso.

El diagrama de la derecha ejemplifica claramente el principio de funcionamiento del grupo. Habiéndose definido un “GRUPO A” y al estar este relacionado con una definición de tarifa / acceso determinada, todos los clientes que forman parte de dicho grupo heredan la definición tarifaria y de acceso respectiva.

La porción de ventana  que aparece a la derecha muestra donde se encuentra la casilla que permite seleccionar y asignar los grupos dentro de la ventana de Adm. de Clientes.

Adm. de Clientes

El proceso de alta de clientes consiste en dos partes: uno la identificación de la cabecera generalmente asociada a la empresa o responsables, la otra la identificación de todos los internos que están asociados a la empresa o responsable.

Los internos son los usuarios propiamente dichos.

El diagrama de la figura muestra el concepto de la relación entre el interno (usuario) y la cabecera (definición del cliente)

Haciendo doble clic sobre Adm. de Clientes se ingresa a una nueva ventana como la siguiente:

Es necesario tener en cuenta que como cliente puede definirse una empresa y sus internos son los distintos individuos, de dicha empresa, que se le asigna una credencial (ID). Es decir, la interpretación es la de una cabecera y sus elementos integrantes.

En dicha ventana el operador puede realizar tareas tales como:

§         Busqueda. Mediante alguna clave particular puede ejecutarse una busqueda del cliente. Dichas claves pueden ser (en forma total o parcial): numero de ID o tarjeta, Nombre, Apellido. El sistema arrojara todas las coincidencias más cercanas y por medio de la barra el operador podrá ir recorriendo las mismas.

§         Abonados (Selección o inserción de una cuenta de abonados). Para realizar la selección de alguna cuenta es necesario hacer doble clic sobre el elemento Abonados y luego seleccionar la cuenta de interés de la lista que arroja el sistema.

      Para crear una nueva cuenta debe posicionar el Mouse sobre el elemento Abonados y pulsando el botón derecho se despliega un menú con la opción Agregar Cuenta de Abonado.       

Al agregar una cuenta de abonado se añade a al final de la lista un ítem con el nombre “Especificar Denominación”.

Sobre el lado derecho de la ventana se despliega un conjunto de casillas que sirven para ingresar todos los datos de la cuenta.

Las variables forman parte de la definición de datos del cliente son:

Nro. Cuenta: definición y asignación de un clave o numero de cuenta para el cliente.
Razón Social: permite definir la razón social de la persona jurídica.
Denominación: Algún texto relacionado con el cliente / cuenta.
Habilitado: permite habilitar al cliente. Dicha habilitación es global y de existir internos se propaga automáticamente a los mismos.
Fecha desde: permite establecer la fecha a partir de la cual el cliente se encuentra habilitado.
Fecha Hasta: permite establecer la fecha tope de su habilitación.
Tipo de domicilio: permite definir el tipo de domicilio del cliente (Ej.: comercial, particular, etc.)
Calle: permite definir el nombre de la calle donde radica la razón social del cliente
Nro. De calle: permite definir la altura o numeración
Piso: Permite definir el piso donde radica el cliente en caso que este ubicado en una propiedad horizontal.
Of./Dpto.: permite definir el numero de oficina o departamento dentro del piso donde se encuentra el establecimiento del cliente.
Localidad: permite definir la localidad donde radica el cliente.
Provincia: permite definir la provincia donde radica el cliente.
CP: permite definir el código postal del cliente
Tipo Tel.: permite identificar el tipo de teléfono que acusa el cliente (Ej.: particular, comercial, etc.).
Tel.: Teléfono del cliente.
Clave Fiscal: permite definir la identificación tributaria del cliente (# de CUIT, # de RUC, etc.).
Sit. Fiscal: permite definir la situación fiscal del cliente (Ej.: exento, inscripto, consumidor final, etc.).

• Preimpresión: Permite incluir al cliente en un sistema de facturación por envío (correo). A todos los clientes que se les asigna un “SI” en preimpresion están sujetos a realizarles una factura o factura de crédito que será enviada por correo o por otro medio. Los que no, son aquellos que simplemente le corresponde la confección de una factura en el momento que se presenten a cancelar su deuda. Habilitando dicha opcion el cliente estara reflejado cuando se relicen pagos en Otras Operaciones è Impres Fact. Y Notas cred. En caso contrario estará disponible en Otras operaciones è Pago de cliente.

• Msg. al Cliente: permite definir un mensaje que aparecerá en la caja de cobro cuando el operador realice alguna operación de cobranza al cliente en cuestión.

Es importante destacar que los datos ingresados identifican a la cabecera o responsable de la cuenta, es decir, es aquel responsable al que luego se le anexan los internos (personas) poseedoras de los distintos IDs, de tags o tarjetas, para circular por el estacionamiento.

Por medio del botón “Definición de abonados por sector” el operador puede especificar sobre un cliente con un determinado numero de internos cuantos de ellos pueden estar en forma concurrente en cada sector definido del estacionamiento.
Esta opción permite restringir los accesos y mantener una política ocupacional en los sectores más críticos.
De no introducir algún valor el sistema interpreta que todos los internos del cliente pueden ir concurrentemente a cualquier sector.

Para ingresar los internos debe seleccionarse la cuenta ya creada y con el botón derecho del mouse  elegir el ítem “Agregar Ítem de Cuenta”.

Ya insertada la definición y todos los parámetros de la cuenta es necesario agregar los usuarios que pertenecen a esta. Para ello posicionando el mouse sobre la cuenta definida y pulsando el botón derecho del mismo se obtiene un menú con dos opciones: Agregar Ítem de Cuenta (se refiere particularmente al usuario) y eliminar. Esta última opción solo aparece si no existen usuario definidos en la cuenta.

Realizando dicha acción, el sector de la derecha se expande mostrando ahora todas las casillas que permiten ingresar los datos relacionados con el usuario o interno.

Cuando el operador esta posicionado en algún interno o Ítem de Cuenta se deshabilitan automáticamente los campos de la cabecera no pudiendo realizar alguna modificación sobre ellos.

Las variables que juegan en la definición del Ítem de cuenta son:

      Tag/Tarjeta: permite el ingreso del ID. Del tag o la tarjeta que se vincula con el usuario.
      Habilitado: permite habilitar al usuario. Dicha habilitación es de carácter individual es decir se aplica solo al interno que se esta editando. De esta forma si bien puedo tener a nivel de cabecera (cliente) una habilitación puedo individualizar a nivel de interno cual puede estar habilitado y cual no.

Apellido: permite el ingreso del Apellido del interno.
Nombre: permite el ingreso del nombre del interno.
Documento: permite el ingreso del número de documento con que se identifica el interno.
Tipo Doc.: permite la selección del tipo de documento con el que se identifica el interno.
Grupo de Clientes: permite la agrupación de dicho interno a un grupo preestablecido. Según lo antes mencionado esta relación interno-grupo permite luego agilizar la asignación de tarifas y permisos de acceso.
Fecha desde: permite establecer la fecha a partir de la cual el cliente se encuentra habilitado. Si no se asigna alguna fecha toma la de la propia cabecera.
Fecha Hasta: permite establecer la fecha tope de su habilitación. Si no se asigna alguna fecha toma la de la propia cabecera.
Fact, a Cabecera: dicha opción permite indicar si el interno se hace cargo de su abono. De esta forma si bien hay una relación entre el interno y  la cabecera, muchas veces es el propio interno el que paga su consumo y no la empresa.
Clave Fiscal: permite definir la identificación tributaria del interno (# de CUIT, # de RUC, etc.). Este parámetro se emplea cuando el interno paga su propio abono.
Sit. Fiscal: permite definir la situación fiscal del cliente (Ej.: exento, inscripto, consumidor final, etc.). Este parámetro se emplea cuando el interno paga su propio abono.
Pre impresión: Permite incluir al interno en un sistema de facturación por envío (correo). A todos los internos que se les asigna un “SI” en preimpresion están sujetos a realizarles una factura o factura de crédito que será enviada por correo. Los que no son aquellos que simplemente se le la correspondiente factura en el momento que se presenten a cancelar su deuda. Esta opción se valida cuando en la cabecera, es decir el cliente titular, se asienta un “NO”. Así de esta forma el sistema permite escoger de todos los internos del cliente a cuales se trata de una u otra forma.
Msg. al Cliente: permite definir un mensaje que aparecerá en la caja de cobro cuando el operador realice alguna operación de cobranza al interno en cuestión. A diferencia del enunciado para la cabecera se aplica solo al interno que realice algún pago.
Entra PKG lleno: establece una condición de acceso especial. La misma esta referida al estado del estacionamiento. Ya que los abonados siempre poseen preferncia para el ingreso, no importando el espacio disponible, mediante este parámetro puedo inhibir al cliente si el estacionamiento se encuentra lleno.

De esta forma se puede repetir la operación permitiendo ingresar todos los usuarios que pertenecen a dicha cuenta.

El sistema permite asignar a cada usuario ingresado un conjunto de dominios (patentes de vehículos) por medio de los cuales esta autorizado a transitar. Desde ya dicha autorización es efectiva si el sistema posee anexado un sistema de reconocimiento de patentes. Igualmente a los fines de control puede ingresarse tales datos y así poseer una base de datos mas completa.
Para introducir los dominios es necesario pulsar el botón “Cargar Patentes” (1). De esta forma se despliega una nueva ventana como la siguiente (2):

El botón “Agregar” y la casilla de la derecha permiten ingresar todos los dominios con los cuales el interno esta autorizado a transitar.

Clientes que sellan / Billetes comerciales: permite definir aquellos clientes que en cierta forma residen operativamente dentro de la sede (poseen su empresa o local en la misma) y que por convenio están autorizados a colocar un sello o marca de identificación en los tickets para que estos puedan  ser procesados en base a algún tipo de bonificación.

Para insertar un cliente de tales características debe posicionarse el mouse sobre el elemento “Clientes que sellan” y pulsando el botón derecho del mismo se despliega un menú con la opción “Agregar Cuenta Cliente que sella Ticket”.

Pulsándola aparecen, del lado derecho de la ventana, distintos casilleros que permiten introducir los datos respectivos del cliente que esta autorizado a sellar.

De esta forma se crea también una cuenta pero que a diferencia de las anteriores solo se define la cabecera o cliente.

      La creación de dicho tipos de cuentas permite el control de los tickets bonificados pudiendo también relacionar esto con la cuenta corriente del cliente para luego (según política de la empresa) facturarle el monto de bonificación que dicho cliente tiene asignado. Dicho monto se estipula por porcentaje del monto del ticket o minutos de estacionamiento.

·         Autorizados por patente: permite definir todos aquellos usuarios que pertenecen a un régimen de tratamiento diferente al del usuario clásico (ya definido en los puntos anteriores y cuyo vinculo con el sistema era po medio de su tarjeta o tag). Esta opción se emplea particularmente cuando el administrador se encuentra bajo la disyuntiva de tener que generar usuarios en gran volumen, ya que debe permitir el paso a grupos de vehículos que brindan un servicio dentro de su Sede. Esta alternativa es menos onerosa que la de suministrar a todos esto usuarios una tarjeta o tag, pero para que sea realmente efectiva debe trabajar en conjunto con un sistema de reconocimiento de patentes.

El proceso de inserción es similar al explicado para Abonados, con la diferencia que solo existe la definición de la cabecera y los internos pasan a ser los diferentes dominios (patentes) que se cargan teniendo como único responsable la cabecera.
Para agregar una cuenta de cliente que este autorizado por patente es necesario posicionarse con el mouse sobre dicho elemento y pulsar botón derecho del mismo.
De esta forma se despliega un menú con la opción respectiva.

Pulsando la mencionada opción aparecen en el sector derecho de la ventana un conjunto de casilleros que permiten introducir todos los datos del cliente.

En el proceso de carga de dominios también se puede especificar al la clase de autorizados a la que dichos vehículos pertenecen.

La lista de clases de autorizados se genera en uno de los ítems de Altas, Bajas y Modificación. Si recordamos, dichas clases de autorizados poseen además un vínculo con el operador que tiene permitido otorgar el paso.