Al igual que Clientes / Accesos y Tarifas es necesario definir un vínculo entre las tarifas de tickets generadas y los puntos de acceso por los cuales puede transitar.

El proceso es mas sencillo ya que simplemente debe seleccionarse, por cada sector definido, la tarifa correspondiente y asignarle los puntos de acceso que correspondan.

Ahora bien, puede surgir el cuestionamiento sobre que utilidad tiene esto con los tickets que el usuario extrae de la expendedora cuando ingresa. En rigor, dicho ticket permite generar otro de caja y reasignar la funcionalidad al del de entrada. Así de esta  forma el ticket de entrada es cobrado de acuerdo a la tarifa especificada en este punto, y su relacionado ticket de salida podrá circular por los puntos de acceso también aquí definidos.

Administración de Clientes de Parking

Dicha opción del menú “Sistema” permite realizar las mismas tareas con los abonados que aquel visto en “Administración de Clientes/Tarifas/permisos de Accesos”.

La diferencia es que solo puede atender todo lo referido a altas de clientes de distinto tipo (Abonados, Clientes que sellan, y Autorizados por patente) pero no a la definición de Tarifas, Puntos de acceso y su vinculación con el cliente.

Esta opción brinda otro camino de acceso para aquellos operadores que solo puedan manejar los datos de los clientes a este nivel.

Seleccionando dicha opción del menú que despliega “Sistema” encontraremos una ventana con las mismas características ya explicadas en el punto anterior.

El operador que este habilitado (según su jerarquía) a acceder a dicha ventana también podrá operar sobre la cuneta corriente de los clientes.

Es importante recordar que frente a cualquier cambio realizado en el cliente debe aplicarse mediante el botón que señala dicha acción.

Administración de Cuentas Corrientes

La administración de cuentas corrientes permite el manejo y seguimiento de las cobranzas efectuadas y el estado que acredita tener cada cliente.
El acceso a la cuenta corriente del cliente se realiza por medio del botón, que muestra dicha acción, en la ventana de Administración de Clientes.
Para poder acceder a la cuenta corriente es necesario seleccionar el cliente y luego pulsar dicho botón:

De esta forma aparece una nueva ventana donde puede observarse el estado de la cuenta del cliente seleccionado.

Es importante destacar que las cuentas corrientes se generan en función de todos aquellos clientes que hayan sido ingresados no importando el tipo (Abonados, clientes que sellan, Autorizados por patente).

Ahora bien las distintas imputaciones (debitos/créditos) que aparecen en una cuenta corriente son producto de distintos procesos que se realizan sobre estas.

Las distintas imputaciones pueden realizarse en:

a)       la ventana de la cuenta corriente.

b)       la opción “Imputaciones al Cliente” en el menú de “Sistemas” (ver punto 8.11).

La diferencia es que  las imputaciones realizadas bajo el punto a) forman parte de los ajustes que se realizan sobre la cuenta corriente, mientras que las del punto b) son las propias de una generación automática que asigna la cuota de abono del cliente.

Imputaciones al Cliente

El proceso de Imputaciones a clientes permite generar y asignar en la cuenta corriente respectiva los montos que los abonados deben pagar según el periodo seleccionado.
En dicha opción el operador puede realizar las imputaciones del próximo mes o de todos los meses que desee.
Cuando el operador ingresa a la ventana de “Imputaciones al Cliente” observara lo siguiente:

En dicha ventana podrá seleccionar el periodo y realizar el cálculo pulsando el botón “Calcular”.
Así comienza un proceso donde el sistema presentara, en dicha ventana, toda la lista de clientes con los valores que debe    abonar en el mes seleccionado.

Dichos montos son calculados en función de la tarifa asignada al abonado.
El operador puede generar sistemáticamente las distintas imputaciones de los clientes ya sea del mes a vencer o de futuros. De esta forma sobre clientes que poseen un abono estándar puede dejarse al cajero la posibilidad de facturar el abono en curso o, si el cliente desea, adelantar el pago de los próximos.

Toda generación de imputación realizada queda reflejada en la cuenta corriente del cliente.
El calculo de la imputación se basa sobre el tipo de abono que posee el cliente y que previamente ha sido definido y asignado.

Si el cliente dado de alta no posee un abono asignado este no aparecerá en la lista cuando se realiza el calculo de imputaciones.

El operador podrá seleccionar todos aquellos clientes que desee realizar la imputación.

Una vez seleccionados con solo pulsar el botón “Imputar a Cta. Cte. los seleccionados” el sistema agrega a cada cliente el monto  y concepto respectivo a la cuenta corriente del abonado respectivo.

Así luego a través de la ventana de Administración de Cuentas Corrientes el operador puede ir observando y modificando la situación del cliente. En lo que respecta a modificación podrá ir insertando operaciones de crédito (cada vez que el cliente realice cancelaciones parciales o totales) para compensar la deuda generada en imputaciones al cliente.

Administración de Monedas

Cuando el sistema de parking opera con diferentes monedas es necesario poder definirle la cotización de cada una ellas con respecto a la moneda local.

Es importante tener en cuanta que la caja de cobro opera en la moneda local, es decir, las cotizaciones definidas sirven para que el cajero pueda introducir la moneda con la que el usuario cancela su deuda pero de existir una devolución (vuelto) esta se calcula y efectiviza en la moneda local.

No debe realizarse devoluciones con otra moneda que no sea la local ya que producirían errores en los arqueos y cierre de caja ya que estos se calculan con la moneda local.

Las diferentes monedas ingresadas aparecen en la pantalla del cajero cuando ejecuta algún cobro.

NOTA: LOS CAMBIOS QUE SE EFECTUEN EN LA VENTANA DE ADMINISTRACION DE MONEDAS SE EFECTIVIZAN CUANDO LA CAJA SE ABRE.
NO MIENTRAS LA CAJA SE ENCUENTRE OPERANDO.

Carga de Vehículos en Parking

La carga de vehículos de parking es una operatoria que se genera en base a rondas de inspección que se reliasen. Dichas rondas se establecen en horario de poco movimiento, generalmente nocturnos. De esta forma se toma nota, en alguna planilla, de los vehículos que van permaneciendo más tiempo en el estacionamiento.
Dicha planilla se vuelca en la siguiente ventana:

Donde:

1.- Permite establecer la fecha y hora que se realizo el control.
2.- Permite establecer sobre que sector se realizo el control.
3.- Permite definir la categoría del vehiculo que se asentó en la planilla
4.- Permite ingresar el dominio o patente del vehiculo observado.
5.- Muestra la lista de vehículos ingresados hasta el momento.

Ahora bien, la cuestión es en que momento los vehículos cargados se dan de baja. Dicha acción puede generarse mediante dos formas:

a.-  Manual: implica que el volcado de cada planilla coteja si el vehiculo estaba ya presente, inserta los nuevos y elimina todos aquellos que no poseen ninguna actualización (se supone que si no están en la planilla ya han egresado del estacionamiento).
b.- Automática: debe el sistema estar soportado por un sistema de reconocimiento de patentes en los puntos de acceso a fin que con las operaciones de salida se identifique la patente y si esta existe en la lista la elimine automáticamente.

Todo proceso de volcado de una planilla de control al sistema implica una actualización de los datos ya previamente cargados (de existir correspondencia con alguno de la planilla nueva), eliminación de los que no han sido identificados en la nueva planilla e ingreso de nuevos.

El siguiente diagrama muestra, con más detalle, el principio de funcionamiento:

Corrección y Tolerancia de Ocupación

La ocupación del estacionamiento se genera en función de los movimientos que estén realizándose (vehículos que entran y que salen).

Sobre un máximo de cocheras que puede manejar el estacionamiento o sector del mismo (lo cual se define a nivel de sector en Configuración de Entidades) los tránsitos entrantes descontaran sobre ese valor y los salientes aumentaran hasta llegar a dicho valor.

Cuando un sector del estacionamiento llega a su valor límite de capacidad el sistema inhabilita el ingreso a todos aquellos usuarios que no sean abonados.

Surge, en algunas ocasiones, algún tipo de desvío que genera la necesidad de corregir la ocupación a un valor más exacto. Para poder realizar tal acción se recurre a la ventana de “Corrección de Ocupación”. En dicha ventana se ingresa el verdadero valor, que surge de algún relevamiento, de cocheras ocupadas.

En la imagen de arriba solo muestra un solo sector que fue el definido en Configuración de Entidades. De existir mas de ellos aparecerán uno abajo del otro.

En la pantalla del cajero puede visualizarse la ocupación en dos lugares:

1.       Uno es en el centro de la pantalla donde mediante “tortas”, se presenta un grafico que indica cual es la ocupación de cada sector. En el ejemplo de arriba solo aparece un sector (el definido en Configuración de Entidades).

La porción de la torta que indica la ocupación se representa en color rojo.

2.       El otro lugar de la pantalla es al pie de la aplicación. En dicho lugar puede visualizarse la ocupación discriminada por cantidad tickets y de abonados. Es importante destacar que la ocupación a la que se hace referencia al pie de la aplicación es la global (incluye todos los sectores).

La tolerancia de ocupación sirve para generar “pulmones”. Simplemente permite especificar (con signo) cual es el margen que cada sector debe tener para que el sistema determine si esta completo o no.

Movimientos del cliente

Es necesario en diversas situaciones poder conocer en forma inmediata el estado de algún cliente, pudiendo también ver sus últimas transacciones. Para ello mediante la opción Movimientos del Cliente el operador podrá seleccionarlo y establecer si situación en forma expeditiva.

Cuando el operador selecciona la mencionada opción se despliega una ventana con características similares a las vistas en Administración de Clientes en lo que respecta a la búsqueda y selección del abonado.

Dicha bondad permite también realizar una corrección del estado, muy comúnmente usado cuando es asignado un ID (tarjeta) y el abonado se encuentra dentro de algún sector.

Luego los pasos que debe seguir son los siguientes:

1)       Búsqueda del cliente.
2)       Intervalo o período que desea analizar los movimientos del mismo.
3)       Corrección de su estado en caso de ser necesario.

Por ultimo también existe un botón (“Fijar a todos los clientes en EXTERIOR”) que permite blanquear los estados de los clientes y ubicarlos fuera del estacionamiento. Esta opción también denominada “rollback” es empleada en días especiales o a determinada hora donde se supone que no queda ningún abonado dentro del estacionamiento.